Gute Bewerbermanagementsysteme helfen Personalern, Zeit und Kosten zu sparen. Indem sie Recruiting-Prozesse ideal unterstützen und Bewerbern den Zugang zum Unternehmen erleichtern.

Das ist zumindest die ideale Variante. Prinzipiell gilt:  Ein gutes Bewerbermanagementsystem (BMS) entlastet die Personalarbeit. Was sind notwendige Basics? Welche Funktionen braucht es wirklich? Und welche Vorteile bieten sich für Bewerber? Zahlreiche Unternehmen ermöglichen mittlerweile eine Bewerbung über sogenannte Bewerbungsformulare. Zumeist wird ein Kandidat* durch einen prominent platzierten Bewerbungs-Button zum Formular weitergeleitet. Von dort aus kann er sich sodann spielend leicht etwa mit dem Lebenslauf oder via Kurzbewerbung beim Unternehmen vorstellen. Die Vorteile sprechen dabei für sich:
  • Der Bewerber kann sich komfortabel und mobil bewerben.
  • Die Daten des Bewerbers werden direkt in das Bewerbermanagement eingespeist.
  • Die Bewerberdaten stehen direkt digital zur Verfügung.
  • Die Bewerberdaten werden DSGVO-konform verarbeitet.
Clevere Tools können die Personalarbeit erleichtern und zugleich bereichern. Was muss nun aber ein Bewerbermanagementsystem grundsätzlich leisten, um den heutigen Anforderungen überhaupt gerecht zu werden? Und welches ist das Richtige?

Das müssen Bewerbermanagementsysteme leisten

Es gibt zahlreiche HR-Softwarelösungen. Diese variieren im Umfang und im Leistungsangebot. "Mehr" bedeutet in diesem Kontext aber nicht immer zugleich "besser". Ein Überangebot an Funktionen überfrachtet viele Nutzer. Und zugleich stellt sich die Frage: Warum sollten Sie für Funktionen zahlen, die Sie ohnehin nicht nutzen? Im Idealfall lässt sich also das ATS, Applicant Tracking System, genau auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Dabei sollten Sie auf die folgenden Merkmale und Funktionen keinesfalls verzichten müssen:
  • gute Übersichtlichkeit und unkomplizierte Handhabe
  • einfaches Management der Bewerbungseingänge
  • sinnvolle Filter- und Kategorisierungsfunktionen
  • komfortable Pflege und Verwaltung der Bewerberdaten
  • implementierte Korrespondenzmöglichkeit
  • Schnittstelle zur Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
Sinnvoll können zudem Analyse- und Statistikfunktionen sein. Etwa um im Blick zu haben, über welche Kanäle die qualifiziertesten Kandidaten kommen. So wissen sie stets, welche Jobbörse für welche Position am besten performt.

Nutzerfreundliche HR-Softwarelösungen stehen hoch im Kurs

Ein möglichst nutzerfreundliches Tool steht in der Regel ganz oben auf der Wunschliste der Recruiter. Vergessen Sie jedoch nicht, dass die Nutzerfreundlichkeit auch für Bewerber gelten sollte. Häufig werden Talente im Bewerbungsprozess verloren. Ein ausschlaggebender Grund dafür sind vielfach umständliche Bewerbungsmöglichkeiten. Dazu zählt etwa eine Registrierungspflicht. Auch mehrseitige oder schwer verständliche Formulare schlagen Interessenten regelmäßig in die Flucht. Ganz im Sinne einer guten Candidate Journey sollten die Talente den Bewerbungsprozess als angenehm empfinden können. Das beginnt bereits damit, dass eine Bewerbung auch via Smartphone oder Tablet problemlos erfolgen kann. Eine der schnellsten Optionen ist die One-Click-Bewerbung. Hierbei kann mit einem Klick das berufliche Profil aus Business-Netzwerken wie XING oder LinkedIn übermittelt werden. Das Ausfüllen langer Formulare entfällt komplett, da die Daten automatisch übernommen werden.

DSGVO: Datensicherheit im Bewerbungsprozess

Der Aspekt Datensicherheit darf grundsätzlich nie zur kurz kommen. Jeder Bewerber hat das Recht auf den Schutz seiner persönlichen Daten. Das gilt genauso uneingeschränkt, wenn eine Recruiting-Software zum Einsatz kommt. Diese muss mindestens die Sicherheitsstandards gemäß Bundesdatenschutzgesetz gewährleisten können. Transparenz ist wichtig. Deswegen sollte überall, wo personenbezogene Daten erfasst werden, über den Umgang und den Zweck informiert werden. Wenn also derartige Daten gespeichert werden, ist vorab eine explizite Einwilligung einzuholen.

Ansicht des Bewerbungsformulars vom Bewerbermanagementsystem h1 © heroes / WESTPRESS

Das Preis-Leistungs-Verhältnis von Bewerbermanagementsystemen

Für den Einkauf spielt das Preis-Leistungs-Verhältnis eine entscheidende Rolle. Der Wunsch: Maximale Effizienz für kleines Geld. Klar, genau das möchten wir doch an und für sich alle. Auch für Bewerbermanagementsysteme gilt: Die teuerste Lösung muss nicht immer die beste sein. Wer genau den Bedarf überprüft und die Angebote vergleicht, findet vernünftige und sogar kostenfreie Alternativen. Einige Systeme sind in der Basisversion gratis. Durch Module und Paketoptionen lassen sie sich kostengünstig flexibel ausgestalten. So zahlen Sie nur das, was Sie wirklich nutzen.

Welches ist das beste Bewerbermanagementsystem?

Ohne Zweifel lassen sich hier einige namhafte aber genauso gut kleinere Tools nennen, die empfehlenswert sind. Das beste Bewerbermanagementsystem ist aber letztlich das Tool, das Ihre Prozesse abbilden oder sogar optimieren kann. Zudem muss es Ihrem Bedarf und Ihren Bedürfnissen entsprechen sowie in Ihr Budget passen. Erstellen Sie einen persönlichen Anforderungskatalog und gleichen Sie diesen mit möglichen Vorgaben durch den Einkauf und die IT ab. Im nächsten Schritt testen Sie am besten verschiedene Systeme durch Demoversionen. Natürlich können Sie auch jederzeit auf Ihre Agentur zugehen und um eine individuelle Beratung bitten. Das richtige System findet sich garantiert. *Natürlich gilt dies hier wie auch fortführend für Kandidatinnen und Bewerberinnen gleichermaßen.