Helios: Warum der Onboarding-Prozess in Kliniken so wichtig ist

Qualifiziertes Personal zu finden und von der eigenen Einrichtung zu überzeugen – allein das ist für Krankenhäuser schon seit Jahren eine Herausforderung. Hat man das erst einmal geschafft, geht die Arbeit aber erst richtig los. Der Neue muss eingearbeitet werden. Das kostet Zeit und personelle Ressourcen, beides haben Kliniken heutzutage meist nicht. Und trotzdem stecken viele Krankenhäuser immer mehr Engagement in den Onboarding-Prozess. Verständlich, denn langfristig zahlt sich das aus. Wenn Ärztinnen und Ärzte anfangs gut eingearbeitet werden, finden sie sich schneller zurecht. Die anfängliche Lernphase hin zur eigenständigen Dienstfähigkeit verkürzt sich, meint auch Alexander Schröder, Leiter des Zentralen Dienstes Personalgewinnung und -entwicklung bei Helios. „Am Ende führt die strukturierte Anleitung zu mehr Patientensicherheit und Selbständigkeit. Wir erkennen Wissenslücken früher und können diese ausgleichen.“

So gestaltet Helios das Pre-Boarding

Für den Leiter Personalgewinnung und -entwicklung geht es dabei aber nicht nur um die fachliche Einarbeitung, sondern unbedingt auch um die soziale Integration. Gemeint ist das Bauchgefühl. Das entscheidet darüber, ob neue Kollegen letztendlich bleiben oder direkt wieder kündigen. Schlechte Stimmung im Team oder der Eindruck, allein gelassen zu werden, kann schnell dazu führen, dass Ärztinnen und Ärzte sich eine neue Herausforderung suchen. Gerade in der jüngeren Generation. Möglichkeiten gibt es für sie genug. Der erste Eindruck zählt. Ein begeisterndes Onboarding gehört zu einem nachhaltigen Arbeitgebermarketing dazu. Helios setzt daher schon früh an. Nämlich direkt nach der Vertragsunterschrift. „Wir nennen das Pre-Onboarding“, sagt Alexander Schröder. Neuzugänge bekommen schon vor Arbeitsstart die „Helios digital kompakt“ zugesandt. Via Link können sie sich dann Mitarbeiter-Benefit-Programme oder die Unternehmensorganisation ansehen oder sich über die Angebote schlaumachen, die das Unternehmen ihnen bietet. Das sind beispielsweise eine Online-Bibliothek oder auch Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Onboarding wird digitaler, braucht aber das Menschliche

Digitale Prozesse erleichtern diesen frühen Eingliederungsprozess für den Krankenhausbetreiber und harmonieren dazu mit der Gesamtstrategie des Unternehmens. Denn die Mitarbeiterkommunikation soll insgesamt weiter digitalisiert werden – ganz gleich, ob untereinander, top-down oder bottom-up, so Alexander Schröder. Dazu gehört, dass neue Mitarbeitende künftig direkt am ersten Tag Zugang zu einer Datenbank mit Online-Kursen erhalten sollen. Darin finden sie alle notwendigen Pflichtunterweisungen oder auch Schulungen. „Hinzu kommt die Lohnabrechnung und die Dienstplanung, die bei Helios immer digitaler werden“, sagt der Personaler. Zugang zu diesen Systemen erhalten neue Kollegen dann im Zuge des Onboardings.

„Das Zusammenspiel aus digitalen Medien und realen Menschen, die bei der Einarbeitung helfen und dann schnell das erste Netzwerk bilden, ist unverzichtbar.“

Trotz aller computergestützten Möglichkeiten, die den Integrationsprozess vereinfachen, darf das Menschliche – gerade beim Onboarding – für Alexander Schröder nicht fehlen. „Das Zusammenspiel aus digitalen Medien und realen Menschen, die bei der Einarbeitung helfen und dann schnell das erste Netzwerk bilden, ist unverzichtbar“, davon ist der Leiter für Personalgewinnung und -entwicklung überzeugt.

Mentoren schulen und werden geschult

Ein persönlicher Mentor könne beispielsweise eine wichtige Anlaufstelle für neue Kollegen sein. Die Arbeitsgemeinschaft „Zukunft in der Viszeralchirurgie“ bei Helios hat dazu ein Konzept aufgesetzt. Inhalt ist die Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden in chirurgischen Helios Kliniken durch assistenzärztliche Ansprechpartner. Dazu gehört unbedingt auch ein genauer Plan, wie die Mentoren geschult werden. Umso mehr, weil diese sich nicht nur neuen Kollegen widmen, sondern Ansprechpartner für alle assistenzärztlichen Belange sind. Darüber hinaus gibt es regelmäßige Einführungsveranstaltungen. „Ärzte erhalten hier Informationen zu Helios, der einzelnen Klinik, den IT-Systemen, der Hygiene und anderen Dingen, die interessant sind, wenn man neu im Job ist“, sagt Alexander Schröder. Hinzu kommt Sprachunterricht für ausländische Kollegen, die es brauchen oder wünschen.

Spezielles Onboarding-Programm für Führungskräfte

Was ein neuer Kollege braucht, ist nicht nur von Mensch zu Mensch unterschiedlich, sondern hängt natürlich auch mit der Position zusammen. Für Führungskräfte, beispielsweise aus dem ärztlichen Dienst, hat Helios daher ein eigenes Onboarding-Programm eingerichtet. Innerhalb von zwei Jahren nach Antritt besuchen Chef- oder Oberärzte drei Veranstaltungen, die aufeinander aufbauen. „Inhaltlich gehen wir dort auf die Unternehmensstrukturen und Strategie, unsere Führungsgrundsätze und Anforderungen an Führungskräfte ein. Auch Haltung, Persönlichkeit sowie Mitarbeiter- und Teamentwicklung spielen eine Rolle“, so Alexander Schröder. Ist das nicht ein großer Aufwand neben dem Tagesgeschäft in Krankenhäusern? Natürlich ist es das, weiß der Leiter für Personalgewinnung und -entwicklung . Aber die Vorteile überwiegen, davon ist er überzeugt: „Am Ende steht der Abteilung dafür in kürzerer Zeit eine voll einsatzfähige Kollegin oder Kollege zur Verfügung. Das entlastet im Ergebnis alle.“

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Helios ist Europas führender privater Krankenhausbetreiber mit insgesamt rund 110.000 Mitarbeitern und rund 21 Millionen Patienten. In Deutschland verfügt Helios über 86 Kliniken, 123 Medizinische Versorgungszentren (MVZ) und sieben Präventionszentren. Fast 69.000 Mitarbeitende sind für den Klinikverbund tätig. Jährlich werden in den deutschen Helios Kliniken rund 5,6 Millionen Patienten behandelt.