Lilly: Wie virtuelles Recruiting und Onboarding menschlich werden

Im vergangenen Jahr hat Lilly Deutschland 40 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt. Rund 400 Interviews führte das Bad Homburger Pharmaunternehmen dafür durch. In COVID-19-Zeiten alle online. Waren virtuelle Vorstellungsgespräche früher die Ausnahme, gehören sie nun zum Regelbetrieb. Zwar habe der Dialog über den Bildschirm eine andere Qualität als die persönliche Begegnung, sagt Katrin Gehring-Budig. Trotzdem erkennt sie viele Vorteile. Neben der Reisezeitersparnis und Flexibilität lasse sich auch online unerwartet viel persönliche Nähe transportieren.

Der Einstieg ist entscheidend für ein gutes Video-Interview

Wer wissen möchte, ob die Chemie zwischen Bewerber und Unternehmen stimmt, muss direkt zu Beginn eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen. Denn bei den Kandidaten gäbe es oft Unsicherheiten, so Katrin Gehring-Budig. „Wenn man zu einem Vorstellungsgespräch geht, ist das gewissermaßen eine Zeremonie. Man bereitet sich vor, zieht sich schick an, plant Anfahrt und Parkmöglichkeiten, probt die Begrüßung.“ Fallen diese routinierten Abläufe weg, ist das erst einmal eine Hürde. Denn Interviews im Wohnzimmer – möglicherweise mit Kleinkind im Haus – haben einen anderen Vorgeschmack. Deshalb ist es Lilly wichtig, zu Beginn des Gesprächs Sicherheit zu vermitteln. „Wir versuchen den Kandidaten das Gefühl zu geben, dass alles in Ordnung ist, auch, wenn mal etwas nicht nach Plan läuft“, erklärt die Personalerin. Damit meint sie Situationen, in denen der Ton versagt, das Bild verschwindet oder die Kinder hereinstürmen. Bewerber kann das stark verunsichern und vom Gespräch ablenken. In solchen Momenten haben Unternehmen die außergewöhnliche Chance, eine vertrauensvolle Beziehung herzustellen.

Virtuelle Vorstellungsgespräche brauchen eine gute Fehlerkultur

Diese Möglichkeit möchte Lilly nutzen. Vertrauen, Gelassenheit und Humor spielen in den Video-Interviews des Pharmaunternehmens eine große Rolle. Bereits im Recruiting sollen die Bewerber eine menschliche Kultur schnuppern, die auch holprige Situationen oder Fehler zulässt. Umso mehr als der digitale Raum noch mehr Herausforderungen – zum Beispiel technischer Natur – mit sich bringt. Wenn Menschen digital zusammenkommen, funktioniert nicht immer alles reibungslos, das ist Katrin Gehring-Budig durchaus bewusst. „Wir versuchen, uns alle anzupassen. Und sicherlich ist nicht alles perfekt“, sagt sie. „Aber jeder gibt sein Bestes. Das ist unser Motto, das wir auch in den Online-Interviews leben.“

"Bereits im Recruiting sollen die Bewerber eine menschliche Kultur schnuppern, die auch holprige Situationen oder Fehler zulässt."

Um direkt zu Beginn das Eis zu brechen, kann auch das Thema Corona einen guten Aufhänger bieten. Mögliche Einstiegsfragen sind beispielsweise: Wie erleben Sie die aktuelle Situation? Was funktioniert gut oder weniger gut? „Menschen kommen dann oft ins Erzählen und teilen auch persönliche Perspektiven“, sagt die Personalerin.

Pannen im Video-Gespräch vermeiden

Um Pannen zu vermeiden, gibt es bei Lilly Leitfäden für virtuelle Interviews. Darin stehen grundlegende Tipps, wie Ton und Kameraeinstellung vorab zu prüfen oder auf den Hintergrund zu achten. Strukturierte Interviewbögen helfen zusätzlich, grundlegende kulturelle oder fachliche Informationen abzufragen. Sind in einem Interview mehrere Gesprächspartner seitens Lilly dabei, klären die Gesprächsteilnehmer meist vorab, wer welchen Interviewpart übernimmt. „Denn online ist es schwerer, sich gegenseitig die Bälle zuzuwerfen. Dazu braucht es Erfahrung und Struktur“, sagt Katrin Gehring-Budig.

Morgengruß und Welcome-Package für das digitale Onboarding

Auch im virtuellen Onboarding lernen Unternehmen wie Lilly täglich hinzu, was funktioniert und wo Verbesserungen notwendig sind. Ein Learning der zurückliegenden Monate: Die Integration neuer Kolleginnen und Kollegen erfordere viel, viel Kommunikation und Information, so Katrin Gehring-Budig. Das dürfte kaum verwundern. Der Job von Außendienstmitarbeitenden bei Lilly beginnt normalerweise mit einer sechswöchigen Schulung in den Räumlichkeiten in Bad Homburg. Dort treffen die Vertriebler Kollegen, lernen das Umfeld kennen. Jetzt bekommen sie – wie andere Neuzugänge – meist nicht einmal ihren Vorgesetzten persönlich zu sehen. Neben Online-Schulungen zu Fach- oder COVID-19-Themen und ganztägigen virtuellen IT-Workshops stehen daher auch regelmäßige Meetings mit dem Team, den Führungskräften oder HR auf der Tagesordnung. In vielen Abteilungen ist ein täglicher oder zumindest mehrmals wöchentlicher Morgengruß Standard. „Hier fragen wir gezielt nach, wie es jedem Einzelnen ergeht und strukturieren gemeinsam als Team den Tag“, erzählt Katrin Gehring-Budig. Das schaffe positive Energie für den Alltag. Darüber hinaus bekommen alle neue Mitarbeitenden eine Vertrauensperson an die Hand. Diese hält regelmäßig Kontakt, ist bei Schwierigkeiten behilflich oder beantwortet Fragen. Als persönlichen Willkommensgruß sendet Lilly auch kleine Aufmerksamkeiten an neue Mitarbeitende aus. Neben Grüßen von Geschäftsführerin und Bereichsleiter gibt es TEAM Lilly-T-Shirts und Schokolade. Die Botschaft dahinter scheint klar: „Du bist willkommen und sollst dich wohlfühlen“.

Digitale Auszeiten und Struktur sind wichtig für neue Mitarbeiter

Wichtig ist dem Pharmaunternehmen eine gesunde Balance zwischen Beruflichem und Privatem. Nicht nur bei seinen Mitarbeitenden, sondern insbesondere bei den Neuankömmlingen. Denn gerade, wenn man neu ist und digital arbeitet, fehlt oft eine festgelegte Struktur. Die Zeit zwischen 12 und 14 Uhr sollte bei Lilly daher als digitale Auszeit dienen. Auch diverse Freizeitangebote stützen das Work-Life-Konzept. Die Resonanz sei extrem gestiegen. „Waren im Meditationskurs vor Ort rund 20 Personen dabei, sind es online rund 200“, sagt die Personalerin. Hinter all diesen Maßnahmen steckt der Wunsch, dass sich Bewerber ebenso wie neue Mitarbeitende schnell wohlfühlen. Das Konzept scheint aufzugehen, da ist sich Katrin Gehring-Budig sicher: „Wir bringen unser Gemeinschaftsgefühl auch online gut rüber. Das bestätigen uns sowohl Bewerber als auch neue Kolleginnen und Kollegen.“