Wie Pharmaunternehmen für eine gute Homeoffice-Kultur sorgen

New Work erhält dieser Tage eine völlig neue Bedeutung. Was sonst monatelanger Vorbereitung bedarf, haben zahlreiche Pharmaunternehmen von heute auf morgen realisiert. Nicht nur einzelne Mitarbeiter, ganze Teams arbeiten im Homeoffice – und das in Vollzeit, viele davon erstmals. Unter normalen Umständen wäre das ein Arbeitsmodell, das – einer Studie des Digitalverbands bitkom zufolge – bei fast jedem zweiten Arbeitnehmer auf Zuspruch stoßen würde. Viele Unternehmen bieten das ortsunabhängige Arbeiten daher bereits seit längerem an. Anfang 2019 waren das rund 40 Prozent. Die derzeitige Radikalität ist allerdings für die meisten Firmen ein Novum und erfordert ein Umdenken in der Teamführung. Betriebsfeiern, Face-to-Face-Meetings oder Gespräche in der Kaffeeküche sind tabu. Remote funktioniert Teamkultur anders. Aber auch hier darf das Zwischenmenschliche nicht fehlen. Worauf es jetzt ankommt:

Routine und Struktur

Jeder, der schon einmal im Homeoffice war, kennt die überall lauernden Fallen. Noch eben schnell die Küche aufräumen oder die Schmutzwäsche erledigen. Dem einen Mitarbeiter gelingt es besser, sich zu strukturieren. Der andere lässt sich schnell ablenken und tut sich wahnsinnig schwer, ohne die gewohnte Büroumgebung Dinge anzugehen. Gerade solche Kollegen müssen Teamleiter erst einmal eng begleiten. Dazu braucht es klare Strukturen und eine gewisse Routine. Das Video-Stand-Up-Meeting morgens um 9 kann ein guter Start in den Tag sein. Hier geht es darum, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu verteilen und klare zeitlich begrenzte Ziele zu setzen. Das entspricht einer agilen Arbeitsweise mit regelmäßigen Dailys und Sprint Plannings, die bereits in vielen Unternehmen praktiziert wird.

Reibungspunkte vermeiden

Der Kollege ist seit einer Stunde nicht erreichbar. Das kann zu Frustration oder Prozessverzögerungen führen. Wenn man nicht mal eben einen Blick ins Büro werfen kann, müssen generelle Fragen zu Erreichbarkeit, Antwortzeiten oder Pausenregelungen vorab geklärt sein. Beispielsweise, wenn Mitarbeiter mal einen Vormittag konzentriert an einem Projekt arbeiten möchten, in Pause oder Feierabend gehen. Denn gerade im Homeoffice verschwimmen die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben. Auszeiten sollten auch hier klar gegeben sein.

Feste Slots für Teambuilding-Maßnahmen

Der Spaß mit Kollegen und der soziale Kontakt im Büro – das ist es, was viele Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit motiviert. Wenn der kulturelle Raum dafür wegfällt, müssen Führungskräfte den Teamspirit auf andere Weise am Leben erhalten. Das funktioniert beispielsweise über virtuelle Videokonferenzen, nicht nur zu beruflichen Themen, sondern mitunter auch bewusst für einen persönlichen Plausch unter Kollegen. Einige Unternehmen realisieren bereits seit Jahren sogenannte „Mystery Lunchs“. Mitarbeiter bekommen dabei jeden Monat einen neuen Kollegen präsentiert, mit dem sie sich zum gemeinsamen Mittagessen verabreden können. Eine gute Methode, um mehr Vernetzung und Miteinander zu etablieren. Das funktioniert auch im digitalen Büro. Führungskräfte können Teams bilden, die sich dann zu einem Break-out in der virtuellen Kaffeeküche verabreden. Die technische Infrastruktur dazu bieten Tools wie GoToMeeting, Jitsi oder Zoom. Die cloudbasierte Lösung Zoom erfährt gerade großen Zuwachs und ist vor allem bei der jüngeren Generation sehr beliebt. Integrierte Tools wie beispielsweise ein Whiteboard oder das Versenden von Dateien sind ebenfalls verfügbar. Allerdings gibt es aktuell Kritik, was die Datensicherheit des Videodienstes angeht. Wichtige Dokumente sollten daher nur über Plattformen geteilt werden, die eine Verschlüsselung der Dateien sowohl in der Speicherung als auch im Transfer erlauben.

1:1-Gespräche nicht aus den Augen verlieren

Im digitalen Workflow können einzelne, zurückhaltende Mitarbeiter leicht untergehen. Wenn die persönliche Begegnung fehlt, ist es wesentlich schwerer für Führungskräfte, zu wissen, wie ihr Team tickt und welche Nöte oder Sorgen sie haben. Auch wenn über Team-Chats mit Business-Messengern wie Skype, Slack oder Teams kurze Kommunikationswege geschaffen wurden, darf der persönliche Kontakt zu den Mitarbeitern nicht zu kurz kommen. Häufige Telefonate gehören dazu, aber auch Video-Calls. Denn Face to Face ist auch im digitalen Raum die beste Methode, um ein besseres Gespür für aktuelle Stimmungen zu bekommen. Wenn die Zeit dazu fehlt, sollte HR einen anderen Teamleiter oder „Change Agent“ genau für diese Aufgabe abstellen. Denn letztendlich hängt die Gesamtproduktivität des Unternehmens von der Zufriedenheit jedes einzelnen Mitarbeiters ab.

Das Feedback vom Chef zählt

Wer kennt das nicht von sich selbst: Ein kleines Lob zwischendurch lässt Mitarbeiter zur Höchstform auflaufen. Gerade, wenn das Gespräch oder das Lächeln auf dem Gang fehlt, können aufmunternde oder motivierende Worte zwischendurch neuen Antrieb verschaffen.

Ergebnisse kontrollieren statt Arbeitszeiten

Obgleich Führungskräfte auch im Büro keine vollständige Kontrolle darüber hatten, ob ihre Mitarbeiter tatsächlich produktiv arbeiten, fällt es ohne die Nähe auf demselben Flur ungleich schwerer, einen Vertrauensvorschuss zu gewähren. Und trotzdem sollten Unternehmen erst einmal einen Perspektivwechsel wagen, bevor sie Kontrollinstrumente einführen und ihre Mitarbeiter Tätigkeiten protokollarisch auflisten lassen – was im Übrigen auch wieder wertvolle Zeit kostet. Wie würde ich als Angestellter ein solches Tracking empfinden? Wäre ich nicht über eine intensive Teamerfahrung und eine fürsorgliche Führungskraft weitaus besser zu motivieren? Statt quantitativ zu denken, kann es sich lohnen, die spontane Umstellung zu nutzen und die Produktivität im Homeoffice anhand der persönlichen Zielerreichung zu messen. Dabei sollten Teamleiter ihren Mitarbeitern auch immer wieder eine gemeinsame Mission– in der Business-Sprache das „Why“ – vergegenwärtigen. Meint: Klopft ein Steinmetz nur Steine oder baut er eine Kathedrale? Die Motivation ist in jedem Fall eine andere.

Das Remote-Büro als Bewerbermagnet der Zukunft

Hinter dem aktuellen Zwang zur Digitalisierung stehen auch Chancen. Gelingt es, Homeoffice-Strukturen zum Laufen zu bringen und dabei ein intensives Teamerlebnis aufrecht zu erhalten, kann das ein Zukunftsmodell für Unternehmen sein – und ein Gewinn in Sachen Arbeitgeberattraktivität.